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1. 来访专家邀请预算确定
111引智基地的预算邀请外国专家，采用先到先用的原则。请务必在邀请前，和基地负责人（丁立建老师）联系，确保预算充足。经费报销须在9月1日之前完成，所以请预留访问和报销时间。事先未沟通，或者逾期未及时报销造成的经费损失，由邀请者承担。
2. 外国专家来访时间长度有什么限制吗？
一般学术交流来访不超过1个月，如确有合作需要超过一个月，请提前和基地负责人沟通。
3. 对拟邀请的外国专家有要求吗？
一般要求有博士学位或副高级以上职称，对华友好，研究方向与生物医药和生命健康相关。已经在国内工作的，持有外国护照的专家也可以邀请，但是数量不宜过多。鼓励大家邀请在国外机构工作的外国专家。
4. 什么样的外国专家可以申请R类人才签证？
建议符合条件的外国专家申请R类人才签证，有效期10年，可多次来华交流，免签证费。申请条件有很多，一般最常用的是：以第一作者或通讯作者（含同等贡献作者）发表JCR一区、二区论文3篇，绝大多数专家都能达到这一条。如果外专入选国家人才计划，或者在国外高水平大学担任中层以上管理职务或聘为教授或副教授，也可以申请R类人才签证。签证在网站申请，在线提交，具体申请材料为外国高端人才确认函申请表、国内单位邀请函件、申请人护照或国际旅行证件、高端人才认定的证明材料、申请人6个月内正面免冠照片。外专局审批通过后会获得电子版的《外国高端人才确认函》，外国专家持有该确认函去我国在当地的使领馆办理即可。具体申请请联系博彩导航 严洁老师或者国际处颜静意老师，具体信息请见学校国际处网站。
如果是一般来访，也可以办理一次性签证，获得在邀请函明确的时间的签证。此类签证需要出具的邀请函。
5. 一般提前多长时间和外国专家沟通行程？
考虑到办理护照、签证等需要较长时间，以及提前订票比较优惠，建议提前半年和外专沟通来访事宜。如外专已有中国签证，也建议提前三个月沟通。
6. 给外专的邀请函有什么要求吗？
邀请函没有统一的格式或模板。邀请函主要是用于对方单位的审批，可以请外专草拟邀请函，然后邀请人修改完善。邀请函需要有我校或者博彩导航 LOGO，外国专家全名，明确来访时间，主要来访目的和内容（如学术讲座、研究生交流、实验室参观、走访合作企业、野外调研等），期望达到的交流效果（如推动单位间签订合作协议，共建合作实验室，开展国际科技合作，人员交流互访，国际化人才培养，国际科技成果转化等）等，一般谁邀请谁签字，无需用印，如果为了更加保险，也可以线上申请学部或者学校电子印章。如外专有特殊要求，请和基地负责人或学院负责外事的老师沟通。邀请函可以在学校国际处官网上下载。如果是111引智基地承担费用，请加上“The expenditure for the cost of international travel, local transportation, accommodations during the visit in Ningbo will be covered by 111 project (Overseas Expertise Introduction Center for Discipline Innovation).I also understand that extra meetings and travels to other universities will be covered by you and/or Chinese collaborators.”
7. 引智基地可以支付哪些费用？
引智基地经费可用于支付外国专家的国际机票、城市间交通费（入境城市往返宁波）、市内交通费（出租车费）、劳务费、在宁波访问期间的住宿费等。注意，引智基地费用只能用于支付外专的相关费用，不可以支付我方人员的相关费用。
8. 购买机票有什么要求？
国际机票一般购买经济舱，院士和国家级人才等可购买公务舱，但需基地负责人和国际处审批。为方便报销，一般由我方为外专购买机票，可通过专业票务公司购买，或者在公务机票APP上购买。优先选择搭乘国内航空公司的航班出公务机票。如该国来华无国内航空公司的航班，则出普通机票，在报销时进行说明，注意截图保留无国内航班信息。机票支付建议用公务卡或借款转账。财务借款请联系基地负责人。请在出票前务必与外专确认行程，以免产生改签等费用。如果来华途中需经第三国中转，需要提前考虑是否需要中转签证等可行性。
9. 外专劳务费的支付标准如何？
劳务费可以选择支付一次性讲课费3000元或1000元/天专家补贴（以在宁波大学实际工作时间为准），两者选其一。如需长期聘用外专在华工作，请和基地负责人沟通，另行协商和签订劳动聘用合同。
10. 劳务费如何支付给外专？
如果外专有中国的银行卡，则直接报销打卡里。如果没有，则报销现金给外专。如果金额不大，建议由邀请人在外专来访时先行垫付。如金额较大，也可以预借现金，之后报销冲账；预借现金请联系财务处戴丹玲老师（87600483）。劳务费报销单需外专签字。专家补贴建议使用票据报销。
11. 住宿费报销有什么要求？
住宿费标准可参考我校差旅费相关文件同等级别的出差报销标准，一般不超过450元/天。院士和国家级人才等可适当提高标准，但需基地负责人和国际处审批。为方便报销，一般由我方为外专预定酒店，并使用公务卡支付住宿费。开具专票和普票均可，并让酒店提供住宿水单，注明每天的房费和客人姓名等入住信息。预定酒店需选择可以接待外宾的涉外酒店，请提前和酒店确认。
12. 引智基地可以支付餐费吗？
不可以。如需接待外专用餐报销，请提前和学院王磊老师沟通，由学部其他经费支出，或者邀请者自行解决。外宾来后的餐费，学院只能报销一顿公务接待，且需符合公务接待标准。具体请看学校文件。请大家注意公务接待事宜和标准。
13. 报销时需要哪些材料？
机票蓝色行程单，火车票，出租车票，住宿费发票（含水单），劳务费发放表，护照信息页复印件，外专来华航班的登机牌（建议在接到外专时收取），外专护照的离境印章页复印件（外专回国后拍照发送），公务卡支付凭证。报销单经基地负责人签字后，需国际处审批、盖章。以及财务处要求提供的其他材料。
14. 谁负责邀请和访问相关事宜？
按照谁邀请谁负责的原则。报销或借款请提前和基地负责人联系财务报销额度授权。
15. 每次外专来访报销金额有限制吗？
没有具体限制，一般3-5万/位，只要符合外专局有关文件即可。建议外专回国后尽快报销。引智基地经费使用按照先到先得的原则，如拖延报销导致报销时经费不足则需要等待下一笔经费到账或通过邀请者的经费渠道支付。如果发票超过一定时间，按照学校规定下一笔经费也无法报销。
其它未尽事宜，或者政策调整，以最新的政策，或者学校国际处的解释为准。
附：国际处下载的邀请函模板
附件1：邀请函模板一（短期一次访问模板）
Letter of Invitation
***, 2024（出邀请函时间）
To Embassy of the People's Republic of China in ***（使领馆）
或者是：Dear Prof. XXX （一个是写给大使馆，一个是写给本人）
第一段：
It is my great pleasure to invite Prof.XXX (and the delegation) to visit Ningbo University for the period of April 6 till April 20, 2019. Please see below for the information of Prof. XXX ( and the delegation).
Name | Passport number | Date of Birth | Issued date of Passport | Expiration date of Passport | Position |
XXX | XXX | XXX | XXX | XXX | Professor/Dean |
XXX | XXX | XXX | XXX | XXX | Professor |
第二段：
来访的单位
双方合作的背景（如教授来自合作院校）
此次来访的目的（供参考：Ningbo University and XXX has established close partnerships. The purpose of this visit is to explore possibilities of collaboration on graduate education, research, and exchange programs).
第三段：
费用由谁承担（供参考：The expenditure for the cost of travel, accommodation and insurances during the visit in Ningbo will be covered by XXX.）
Should you have any questions, please feel free to contact me by email () or by phone (86-574-XXX).
Yours sincerely,
XX
邀请人职务
Faculty of XXX
Ningbo University
Phone：XXXX
Fax：XXXX
注意事项（邀请函出具时请删除）：
1. 用学院或学校正式信函纸出具邀请函；
2. 受邀者的个人信息要准确；
3. 学院层面邀请的外方人员由学院出具邀请函；
邀请函模板二（三个月以内多次访问模板）
Letter of Invitation
***, 2024（出邀请函时间）
To Embassy of the People's Republic of China in ***（使领馆）
或者是：Dear Prof. XXX （一个是写给大使馆，一个是写给本人）
第一段：
It is my great pleasure to invite Prof.XXX (and the delegation) to visit Ningbo University for the period of April 6 till April 20, 2019. Please see below for the information of Prof. XXX ( and the delegation).
Name | Passport number | Date of Birth | Issued date of Passport | Expiration date of Passport | Position |
XXX | XXX | XXX | XXX | XXX | Professor/Dean |
XXX | XXX | XXX | XXX | XXX | Professor |
第二段：
来访的单位
双方合作的背景（如教授来自合作院校）
此次来访的目的（供参考：Ningbo University and XXX has established close partnerships. The purpose of this visit is to explore possibilities of collaboration on graduate education, research, and exchange programs).
第三段：
注明三个月内的来访时间（供参考：The time of the visit is as follows:
*** to ***
*** to ***
*** to ***
第四段：
费用由谁承担（供参考：The expenditure for the cost of travel, accommodation and insurances during the visit in Ningbo will be covered by XXX.）
Should you have any questions, please feel free to contact me by email () or by phone (86-574-XXX).
Yours sincerely,
XXX
邀请人职务
Faculty of XXX
Ningbo University
Phone：XXXX
Fax：XXXX
注意事项（邀请函出具时请删除）：
1. 用学院或学校正式信函纸出具邀请函；
2. 受邀者的个人信息要准确；
3. 学院层面邀请的外方人员由学院出具邀请函；
4. 以上内容仅供参考，视具体情况请做修改；
5. 邀请函写给大使馆也可以，写给本人也可以；视对方要求。
